Tietosuojaseloste

 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 30 artiklan mukainen seloste käsittelytoimista

1. Rekisterinpitäjä

Westenergy Oy Ab (”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 2165379-9
Osoite: Energiatie 5, 66530 Koivulahti
Puhelin: +358 (0)10 229 1030

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Olli Alhoniemi
Puhelin: +358 50 569 3337
Sähköposti: olli.alhoniemi(at)westenergy.fi

3. Rekisterin nimi

Westenergy Oy Ab:n yhteystietorekisteri.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja peruste

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Markkinointitarkoituksiin, mukaan lukien tapahtumakutsujen lähettämisen, sidosryhmien kontaktoimisen ja muun asiakasviestinnän
  • Rekisterin ylläpitäjän liiketoiminnan ylläpito- ja kehittämistarkoituksiin
  • analysointi- ja tilastointitarkoituksiin
  • verkkosivuston kävijäliikenteen seurantaan

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla: rekisteröidyn antama suostumus, Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen ja sellaisen sopimuksen, jossa rekisteröity on osapuolena, valmistelu ja/tai täytäntöön paneminen.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin voidaan tallentaa tietoja Rekisterinpitäjän asiakkaiden, toimittajien, uarkoitsijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöistä ja muista näissä organisaatioissa työskentelevistä henkilöistä, vierailijoista, sekä Rekisterinpitäjän verkkosivuston käyttäjistä.

Rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

  • Rekisteröidyn nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, titteli, työnantaja, työnantajan toimipaikka ja osoite
  • Muut yhteydenottamisen kannalta tarpeelliset tiedot

Lisäksi voidaan käsitellä ja kerätä tietoja henkilön osallistumisaktiivisuudesta Rekisterinpitäjän ja/tai sen konserniyhtiöiden järjestämiin tapahtumiin, tutkimuksiin ja muihin vastaaviin tilaisuuksiin.

6. Kameravalvonta laitosalueella

Rekisterinpitäjä on turvallisuussyistä velvollinen ylläpitämään Rekisterinpitäjän laitosalueella kameravalvontaa. Osana tätä keräämme ja käsittelemme laitoksella vierailevista henkilöistä kameravalvonnan kuvatallenteita, joissa saattaa olla tunnistettavissa olevia henkilöitä.

Käytämme kameravalvonnan tietoja laitoksen, työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilöiden henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, turvallisuutta tai laitoksen polttoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi ja mahdollisten onnettomuus- ja häiriötilanteiden sekä väärinkäytösten selvittämiseksi. Tallenteita ei käytetä muihin tarkoituksiin.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään tämän suostumuksella tai ilmoitetaan Rekisterinpitäjälle rekisteröidyn työnantajan toimesta sekä verkkopalveluiden (mm. Rekisterinpitäjän verkkosivustot ja sosiaalisen median kanavat) tai muun asioinnin ja tapahtumiin osallistumisen yhteydessä saaduista tiedoista. 

Tietoja voidaan päivittää lisäksi Rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, yhteistyökumppaneiden henkilörekistereistä sekä viranomaisilta ja muilta yrityksiltä lainsäädännön sallimissa puitteissa.

8. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon lainsäädännön asettamat rajoitukset. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

9. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Rekisterinpitäjä saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, käyttäjätietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, asiakasviestintään tai erilaisten kampanjoiden toteuttamiseen. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Rekisterinpitäjän palvelujen toteuttamiseen ja tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietoja mihinkään muuhun kuin tässä selosteessa kuvattuihin ja Rekisterinpitäjän määrittämiin tarkoituksiin. Rekisterinpitäjä velvoittaa kyseiset kolmannet osapuolet pitämään tietoja salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi.

Rekisterinpitäjä saattaa käyttää tietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy tietoihin EU-/ETA-alueen ulkopuolelta. Rekisterinpitäjä huolehtii siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

10. Yhteisöliitännäiset linkit ym.

Palveluissamme on käytössä yhteisöliitännäisiä kuten Facebookin tai Instagramin Tykkää tai Jaa-painikkeita taikka muita linkkejä yhteisöliitännäisille sivustoille. Tällaiset yhteisöliitännäispainikkeet voivat näkyä palveluissamme, mutta niiden sisältö tulee suoraan painikkeen lähteestä. Yhteisöliitännäinen palvelussamme tunnistaa, että käyttäjä on kirjautuneena kyseiseen palveluun, jolloin sivu näyttää räätälöidyn sisällön liitännäisessä. Yhteisöliitännäisten palvelut voivat kerätä tietoa kävijän vierailusta voimassaolevien yksityisyydensuojaehtojensa mukaisesti. Kyseiset palvelut eivät luovuta keräämiään tietoja Rekisterinpitäjälle, ellei käyttäjä ole antanut tähän erikseen suostumustaan.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Rekisterinpitäjän yhteystietorekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta.

Vastustamis- ja rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee, että Rekisterinpitäjä on käsitellyt tietoja lainvastaisesti tai että Rekisterinpitäjällä ei ole oikeutta käsitellä rekisteröidyn tietoja.

Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely on välttämätöntä Rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi sekä oikeus vaatia tietojensa poistamista Rekisterinpitäjän yhteystietorekisteristä. Poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely ja säilyttäminen rekisterissä on välttämätöntä Rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.

Siirto-oikeus

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut Rekisterinpitäjän yhteystietorekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11. mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.

14. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteröityjen tietojen suojaaminen on Rekisterinpitäjälle tärkeää. Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain Rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo salassapitovelvollisuus.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

 

 

Seloste päivitetty 7.6.2018